Le versement d’indemnités kilométriques représente un moyen important pour les employeurs de rembourser les frais de déplacements professionnels réalisés par leurs employés avec des véhicules personnels.
Cependant, leur gestion est une des principales sources d’erreurs dans les notes de frais. Les règles de remboursement des indemnités kilométriques dépendent du choix du véhicule, de la justification des trajets parcourus mais également de l’application du bon barème.
Les notes de frais doivent donc faire l’objet d’une vigilance accrue sous peine d’entraîner un redressement fiscal, une réintégration dans l’assiette des cotisations sociales ou une remise en cause des remboursements accordés aux employés.
Qu’est-ce qu’une indemnité kilométrique ?
Calculées sur la base du barème kilométrique, les indemnités kilométriques sont considérées, dans le respect des conditions prévues par l’URSSAF, comme des frais professionnels. Elles peuvent faire l’objet d’un remboursement de la part de l’employeur ou bien d’une déduction fiscale lors de la déclaration de revenus de l’employé.
Les conditions pour bénéficier des indemnités kilométriques
Pour pouvoir bénéficier des indemnités kilométriques, il faut respecter un ensemble de conditions :
- Le véhicule utilisé doit appartenir au salarié
- Le déplacement doit présenter un caractère professionnel
- Les distances déclarées doivent pouvoir être justifiées
- Le véhicule ne doit pas déjà être mis à disposition par l’entreprise
- Le calcul doit être réalisé selon le barème applicable au véhicule concerné
En cas de contrôle, l’entreprise ou le salarié doit être en mesure de démontrer la réalité des déplacements et leur lien avec l’activité professionnelle.
Cas 1 : Le salarié utilise un véhicule personnel pour des déplacements professionnels
Lorsqu’un salarié utilise son véhicule personnel pour effectuer des trajets dans le cadre de son activité professionnelle (rendez-vous client, mission, déplacement sur un autre site…), les frais engagés constituent des frais professionnels qui doivent être remboursés par l’employeur sous forme d’indemnités kilométriques. En tant que tel, les frais professionnels font l’objet d’une exonération des cotisations sociales et peuvent être enregistrés comme charges déductibles pour l’entreprise.
Cas 2 : L’employeur rembourse les frais de déplacement domicile-travail
Lorsque l’employeur prend en charge les frais liés aux trajets domicile-travail effectués avec un véhicule personnel, et sous réserve du respect des conditions prévues par l’URSSAF, ces remboursements peuvent être assimilés à des frais professionnels. À ce titre, ils peuvent bénéficier d’une exonération des cotisations sociales et à être enregistré en tant que charges déductibles pour l’entreprise.
Cas 3 : L’employeur ne rembourse pas les frais de déplacement domicile-travail
Les frais liés aux trajets domicile-travail ne donnent pas systématiquement lieu à un remboursement de la part de l’employeur lorsque le salarié utilise son véhicule personnel.
Dans ce cas-là, il est possible pour le salarié de déduire fiscalement ses frais de déplacement sur sa déclaration des revenus personnels en bénéficiant d’une déduction forfaitaire de 10 % automatiquement appliquée, incluant l’ensemble des frais professionnels payé personnellement (repas, frais kilométriques…), ou bien si les dépenses sont supérieures, en optant pour la déduction des frais réels basée sur le barème kilométrique ou sur le calcul des dépenses réelles et justifiées.
Comment fonctionne le barème kilométrique ?
Publié annuellement par l’administration fiscale, le barème kilométrique est une grille de calcul permettant de déterminer le montant des indemnités kilométriques. Il est utilisé dans le cadre du calcul des frais kilométriques professionnels mais s’applique également aux particuliers dans le cas de la déduction de leur frais réel à l’impôt sur le revenu.
Dans quels cas le barème kilométrique s’applique-t-il ?
Les frais de déplacement calculés concernent en particulier le transport entre le domicile et le lieu de travail, ainsi que celui pendant les heures de travail pour des raisons professionnelles.
Le forfait kilométrique s’applique ainsi pour :
- Les trajets domicile-travail dans la limite 40 km entre le domicile et le lieu de travail (soit 80 km aller-retour par jour), sauf circonstances particulières justifiant une distance plus importante
- Les déplacements effectués pour des raisons professionnelles
Comment est calculé le barème kilométrique ?
Le calcul du barème kilométrique varie en fonction :
- Du type de véhicule (automobile, moto, cyclomoteur)
- De la motorisation du véhicule (thermique, à hydrogène, hybride, 100 % électrique)
- De la puissance fiscale du véhicule (3 CV et moins à 7 CV et plus)
- Du kilométrage parcouru dans l’année
Les indemnités kilométriques des véhicules 100 % électriques bénéficie d’une majoration de 20 %.
Les erreurs courantes
Le remplissage des notes de frais des indemnités kilométriques fait l’objet d’un nombre d’erreurs très important.
Confondre trajet professionnel et trajet personnel
Les indemnités kilométriques ne s’appliquent qu’aux déplacements réalisés pour les besoins de l’activité professionnelle. Seuls les trajets directement liés à l’exercice des fonctions du salarié peuvent être pris en compte dans le calcul du remboursement.
À l’inverse, les déplacements effectués pour convenance personnelle, qu’il s’agisse de trajets privés ou de détours sans motif professionnel, sont exclus du dispositif. Leur intégration dans une note de frais peut conduire à une surévaluation des distances déclarées et remettre en cause le remboursement accordé en cas de contrôle.
Il convient donc de distinguer clairement les kilomètres parcourus à titre professionnel de ceux relevant de la vie personnelle et de pouvoir justifier la nature des déplacements déclarés.
Utiliser un mauvais barème kilométrique
Le montant des indemnités kilométriques doit être calculé à partir du barème fiscal en vigueur. Une erreur dans le choix du barème peut entraîner un remboursement inexact et exposer l’entreprise à des difficultés en cas de contrôle.
Une vérification régulière des caractéristiques du véhicule concerné et du barème applicable permet de sécuriser le calcul des indemnités kilométriques. Une simple erreur de puissance fiscale ou de motorisation pouvant conduire à une sous-évaluation ou à une surévaluation des sommes remboursées.
Déclarer un véhicule qui n’est pas éligible
Les indemnités kilométriques sont réservées aux véhicules personnels utilisés dans le cadre de déplacements professionnels. Le salarié doit utiliser un véhicule dont il est propriétaire, copropriétaire ou dont un membre de son foyer fiscal est propriétaire.
À l’inverse, un véhicule mis à disposition par l’entreprise, qu’il s’agisse d’un véhicule de fonction ou d’un véhicule de service, ne permet pas de bénéficier des indemnités kilométriques. Les frais liés à son utilisation étant déjà pris en charge par l’employeur, ils ne peuvent pas donner lieu à un remboursement complémentaire.
Avant de calculer ou de valider une demande de remboursement, il convient de vérifier que le véhicule utilisé est bien éligible au dispositif afin d’éviter toute erreur susceptible d’entraîner une remise en cause des sommes versées lors d’un contrôle.
Oublier de conserver les justificatifs
Le remboursement des indemnités kilométriques peut faire l’objet d’une demande de justification de la part de l’administration fiscale. La conservation de l’ensemble des documents relatifs aux déplacement professionnels est donc indispensable pour être en mesure de démontrer leur réalité.
En cas de contrôle, ces justificatifs pourraient être demandés :
- Agenda professionnel
- Comptes rendus de rendez-vous
- Ordres de mission
- Relevés de déplacements
- Historique GPS ou outils de gestion de frais
Surévaluer les distances parcourues
Dans le cadre des déplacements professionnels, les détours effectués pour des motifs personnels ne doivent pas être intégrés au calcul des indemnités kilométriques. Seuls les kilomètres réellement parcourus pour les besoins de l’activité professionnelle doivent être pris en compte.
Cumuler plusieurs remboursements pour un même déplacement
Un déplacement professionnel ne peut pas être remboursé deux fois. Cette situation peut arriver lorsque certaines dépenses sont prises en charge à travers différents dispositifs. Que cela soit l’entreprise ou l’administration fiscale.
En effet, le barème kilométrique intègre déjà les frais liés à l’utilisation du véhicule : dépréciation, entretien, réparations, assurance et consommation de carburant.
Il est donc essentiel de distinguer les frais déjà pris en charge par le barème de ceux pouvant faire l’objet d’un remboursement complémentaire : péages, frais de stationnement et intérêts d’emprunt.
Ne pas mettre à jour la puissance fiscale du véhicule
Lors d’un changement de véhicule, il est indispensable de mettre à jour la puissance fiscale utilisée pour le calcul des indemnités kilométriques. Une erreur sur le nombre de chevaux fiscaux peut entraîner l’application d’un barème inadapté et conduire à un remboursement incorrect des frais de déplacement. Afin de garantir la conformité des montants versés, les informations relatives au véhicule utilisé doivent être régulièrement vérifiées et actualisées à partir du certificat d’immatriculation.
Négliger les particularités des véhicules électriques
Les véhicules 100 % électriques bénéficient d’un traitement spécifique dans le cadre du calcul des indemnités kilométriques. Le montant obtenu à partir du barème kilométrique fait en effet l’objet d’une majoration de 20 % par rapport à celui applicable à un véhicule thermique de même puissance fiscale. Oublier cette majoration peut conduire à une sous-évaluation des frais remboursables ou déductibles. La motorisation du véhicule doit être prise en compte lors du calcul afin d’appliquer le barème correspondant et d’obtenir un montant conforme aux règles fiscales en vigueur.
Comment sécuriser la gestion des indemnités kilométriques ?
L’entreprise peut mettre en place plusieurs dispositions au sein de l’entreprise pour sécuriser le remboursement des frais occasionnés par les déplacements professionnels des salariés.
Mettre en place une politique interne
Formaliser une politique de gestion des frais professionnels permet d’encadrer les conditions de remboursement des indemnités kilométriques et de limiter les erreurs déclaratives. Les salariés doivent être informés des règles applicables, des justificatifs à fournir, des modalités de calcul retenues par l’entreprise ainsi que des procédures de validation et de remboursement des notes de frais. Une communication claire et régulièrement mise à jour contribue à sécuriser les pratiques et à réduire les risques en cas de contrôle.
Mettre en place un modèle de note de frais spécifique
La mise en place d’un modèle de note de frais dédié aux indemnités kilométriques permet de standardiser les informations transmises par les salariés. Cela permet alors de faciliter le traitement des demandes de remboursement et de réduire les risques d’erreur ou d’omission. Un formulaire clair et structuré favorise également un meilleur contrôle des dépenses et simplifie la conservation des justificatifs en cas de vérification.
Ce modèle pourrait ainsi prévoir les informations suivantes :
- L’identité du salarié et de l’entreprise
- La date du déplacement professionnel
- Les informations sur le trajet effectué (date, motif, distance parcourue, lieu de départ et d’arrivée)
- Le véhicule utilisé et sa puissance fiscale
- Le calcul de l’indemnité
- Les modalités de paiement
- Le montant des dépenses des trajets
- Le montant total remboursé
- Les pièces justificatives (factures, reçus, tickets)
Numériser et centraliser les justificatifs
La numérisation et la centralisation des justificatifs contribuent à fiabiliser la gestion des indemnités kilométriques et des notes de frais. Elles permettent d’assurer un meilleur suivi comptable et facilite l’archivage de l’ensemble des documents justificatifs dans un espace unique et sécurisé. Cette organisation simplifie également les démarches en cas de contrôle fiscal ou URSSAF, en garantissant un accès rapide aux pièces justificatives et une traçabilité renforcée des dépenses remboursées.
Les indemnités kilométriques sont-elles concernées par la facturation électronique ?
La réforme de la facturation électronique entraîne des changements quant au fonctionnement des notes de frais qu’il est nécessaire de prendre en compte avant son déploiement.
Étant réalisées en interne par l’entreprise, les déclarations d’indemnités kilométriques ne constituent pas des factures et ne sont donc pas prises en compte dans les champs de la réforme de la facturation électronique.
Cependant, les frais de déplacement annexes, comme l’hébergement, la restauration, ou le carburant, font l’objet d’une facture fournisseur et sont donc soumis à cette réforme et à l’obligation de e-invoicing.
👉 En conclusion :
Les indemnités kilométriques représentent un outil efficace pour rembourser les frais des déplacements professionnels réalisés avec un véhicule personnel. Toutefois, leur mise en œuvre nécessite de faire preuve d’une vigilance particulière concernant le calcul des montants, le respect des barèmes et la conservation des justificatifs des dépenses.
Une gestion rigoureuse des notes de frais est nécessaire pour sécuriser les remboursements et limiter les risques de redressement en cas de contrôle fiscal ou URSSAF.
Chez Holding Services, nos équipes accompagnent les dirigeants dans leurs enjeux comptables et fiscaux afin de sécuriser leur processus de remboursement des frais professionnels.
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